As bases do programa de Compliance

Um programa de compliance deve ser sustentado em nove pontos importantes: apoio da alta administração, riscos, código de conduta e política de compliance, controles internos, treinamento e comunicação, disque denúncia, investigação interna, due diligence e auditoria e monitoramento.

APOIO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO

É essencial o apoio da alta administração. Este apoio é demonstrado mediante:

• Declarações escritas para os colaboradores com o objetivo de comunicar e documentar os padrões éticos da empresa.
• Estar presente nos treinamentos de compliance.
  Engajamento e envolvimento na prevenção.
• Deve aderir às regras e ser um exemplo de bom comportamento.

RISCOS

É importante que, antes de se falar em riscos, se conheça os objetivos da empresa e do programa de compliance

É importante que, antes de se falar em riscos, se conheça os objetivos da empresa e do programa de compliance, pois o código de conduta, as políticas e os esforços de monitoramento deverão ser construídos com base nos riscos que forem identificados.

CÓDIGO DE CONDUTA E POLÍTICA DE COMPLIANCE

Após a identificação, análise e avaliação de riscos e a identificação de leis, regulamentações, códigos aplicáveis as operações, inicia-se a elaboração da política de compliance.
Essa documentação serve como a formalização daquilo que é a postura da empresa em relação aos diversos assuntos relacionados às suas práticas de negócios, e servirá como um norte que guiará os colaboradores para o caminho das práticas éticas e legais na condução das suas atividades. Principais políticas de compliance: anticorrupção; interação com entidades e setor público; cortesias comerciais; viagens e entretenimento; gestão de propriedade intelectual; conflito de interesses.

Na construção do código de conduta os pontos a serem levados em conta são:

• Mensagem do presidente.
• Linguagem acessível.
• Objetivo.
• Perguntas e respostas.
• Introduzir cada um dos assuntos relevantes para o programa de compliance.

CONTROLES INTERNOS

São mecanismos que asseguram que os livros e registros contábeis e financeiros reflitam os negócios e operações da empresa, conforme requerido por diversos instrumentos, como a Lei Sarbannes-Oxley.
Os controles internos estabelecem as regras para revisão e aprovação de atividades, existência das atividades, documentação suporte, processamento e registro das transações. Os controles internos podem ser considerados eficientes e eficazes se:

• Os objetivos das operações estão sendo alcançados.
• As demonstrações financeiras publicadas são preparadas de maneira confiável.
• As leis e regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos.

TREINAMENTO E COMUNICAÇÃO

Cada colaborador do topo da pirâmide à base operacional deverá entender os objetivos do programa de compliance, as regras e o seu papel para garantir o sucesso do programa.

DISQUE DENÚNCIA

Fornecem aos colaboradores e parceiros comerciais uma forma de alertar a empresa para potenciais violações ao código de conduta, a outras políticas ou mesmo a respeito de condutas inadequadas de colaboradores ou terceiros.

INVESTIGAÇÃO INTERNA

A empresa deve possuir processos internos que permitam investigações para atender às denúncias. Esses processos devem garantir que os fatos sejam verificados, responsabilidades identificadas e, em sendo necessário, definir as sanções e ações corretivas mais apropriadas a serem aplicadas.

DUE DILIGENCE

Empresas que realizam negócios por meio de parceiros, representantes ou revendedores devem adotar um processo de avaliação prévia à contratação (Due Diligence) para entender a estrutura societária e situação financeira do terceiro, bem como levantar se existe histórico de práticas comerciais antiéticas ou que, poderá expor a empresa a um negócio inaceitável ou que envolva riscos legais.

AUDITORIA E MONITORAMENTO

Processo constante para identificar se as bases do programa estão funcionando.

Sucesso.

Professor Dr. Nino Meireles.