A atuação do Supervisor na gestão de contratos

Como é feita a atuação do Supervisor de Segurança Patrimonial em empresas especializadas, no que tange à supervisão de contratos, requer inúmeras atribuições.

Embora seja uma função que exija conhecimentos técnicos e legais, algumas ações podem fazer a diferença nos resultados almejados. Mas, antes de entrar na questão das necessidades do cliente, é importante conhecer as características da organização e a partir daí iniciar suas ações alinhando-as aos objetivos táticos e estratégicos da organização. Logo após, citaremos algumas sugestões simples e, de certo modo óbvias, para facilitar a atividade deste profissional.

A maioria das empresas de segurança especializada possui algumas características militares devido ao tipo de atividade desenvolvida. O modelo burocrático ainda é amplamente utilizado e, sem os problemas das disfunções, para este tipo de organização os resultados podem ser satisfatórios. Nota-se ainda que a questão da hierarquia e da autoridade é algo marcante.

Por ser uma atividade com características específicas, as normas, os procedimentos e as ordens, sempre que possível, devem ser bem definidas e formalizadas, mas um princípio simples não pode ser desprezado: Para sustentar o negócio, a organização precisa das pessoas, seus ativos mais valiosos.

Fazem parte das premissas do supervisor orientar, treinar e inspirar as pessoas. Ser justo e separar o que é desejo e necessidade entre os colaboradores.

Orientar, treinar e inspirar as pessoas em detrimento às atitudes impositivas devem ser as premissas do supervisor. Ser justo, não bonzinho; separar o que é desejo e necessidade entre os colaboradores; dar o bom exemplo, promover a empatia. Esses são conselhos apontados por renomados autores com temas sobre liderança e julgamos que não devem ser desprezados, entretanto, não vamos adentrar nesse assunto, pois este é bastante amplo e foge do propósito desse texto.

Pelas atribuições e responsabilidades pertinentes ao Supervisor de Contrato, este deve agir taticamente, pois sua função é de gestor, não de executor. Sendo assim, deve delegar tarefas/atribuições para os líderes de cada posto: Vigilantes Líderes, Motoristas, Vig. Fiscal, Vigilante Supervisor, Inspetor etc.

A promoção do envolvimento das pessoas pode ser um instrumento poderoso para a obtenção dos resultados.

A centralização pode impactar negativamente na obtenção dos resultados. Imagine uma empresa com 2.000 vigilantes espalhados em diversos postos; o Supervisor não deve chamar para si todas as tarefas, pois fatalmente não dará conta do recado. A promoção do envolvimento das pessoas pode ser um instrumento poderoso para a obtenção dos resultados.

FERRAMENTAS PARA APOIO NAS ATIVIDADES DE GESTÃO

Algumas ferramentas simples, mas bastante úteis, podem facilitar o trabalho do supervisor. Manter um banco de dados atualizado com todos os postos (escalas, telefones, armamentos, EPI s, documentações com datas de vencimento, e-mails dos líderes de cada área etc.) é indispensável. Os responsáveis de cada posto deverão enviar essas informações ao seu Supervisor.

Para a manutenção de arquivos homogêneos, sugere-se como padrão, um modelo de planilha em Excel ou similar de forma que sejam alimentadas e enviadas, preferencialmente, via e-mail, e na impossibilidade, pelos serviços de ronda.

Aspectos contratuais bem como legais devem ser tratados com muita atenção, pois estes são os principais instrumentos norteadores no que concerne à sua gestão. Neste caso, é possível fazer uma gestão de maneira bastante simples com a utilização de planilhas eletrônicas. O Excel, por exemplo, oferece diversas possibilidades que ajudarão na gestão de documentos. Na Internet existem diversos tutoriais que ensinam trabalhar com planilhas para esta finalidade (planilhas com “formação condicional”).

Além do trabalho de escritório necessário para a organização dos trabalhos, visitar o cliente é algo indispensável. Além do feedback fornecido de forma tácita através do simples diálogo, a utilização de formulário de avaliação pode ser muito útil. Normalmente as empresas já possuem este tipo de formulário como padrão, mas caso ainda não possuam ou precisem de alguma adaptação, pode-se elaborar um novo com informações como: Nome da empresa cliente, local, avaliação (bom, ótimo, excelente) e espaço para comentários. Esses formulários podem ser entregues mensalmente para que o cliente possa avaliar os serviços.

Os colaboradores podem contribuir muito com a melhoria da qualidade nos serviços prestados. Por exemplo, implantar nos postos, canais de sugestões: emails, caixas de sugestões que podem ser coletadas através dos serviços de rondas etc.

Não há um modelo de gestão perfeito. Existem modelos diversos que, se adequados para determinados tipos de empresas e utilizados de maneira correta, podem representar uma vantagem competitiva

Não há um modelo de gestão perfeito. Existem modelos diversos que, se adequados para determinados tipos de empresas e utilizados de maneira correta, podem representar uma vantagem competitiva. O Supervisor deve seguir a linha de sua empresa com o seu toque pessoal, porém, com embasamento científico, não apenas de forma empírica. Assim, as sugestões fornecidas por esse autor, representam apenas algumas possibilidades, mas o tema não se esgota. Por analogia, tomemos como exemplo: imagine um apicultor; ele cuida das abelhas com bastante apreço; sabe que não poderá perdê-las, pois do contrário não obterá o mel. Cuide bem das pessoas, pois o sucesso do supervisor e da empresa depende delas.

Gostaria de citar algumas dicas para o Supervisor de Segurança? Comente!